Dịch hợp đồng tiếng Nhật cần lưu ý gì? 5 sai lầm doanh nghiệp dễ mắc phải khi dịch hợp đồng tiếng Nhật

Khi hợp tác với đối tác Nhật Bản, bản hợp đồng không chỉ là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa hai bên, mà còn là căn cứ pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ. Tuy nhiên, một thực tế đáng lo ngại là: nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn xem nhẹ việc dịch hợp đồng tiếng Nhật, dẫn đến những hiểu lầm nghiêm trọng, tranh chấp không đáng có và thậm chí là mất quyền lợi hoàn toàn. Vậy dịch hợp đồng tiếng Nhật cần lưu ý gì? Làm sao để đảm bảo bản dịch không bị sai sót pháp lý?

Bài viết này sẽ chỉ ra 5 sai lầm nguy hiểm mà nhiều doanh nghiệp từng mắc phải và giải pháp giúp bạn phòng tránh để mỗi bản hợp đồng tiếng Nhật đều thực sự an toàn.

Sai lầm trong dịch hợp đồng tiếng Nhật mà các doanh nghiệp đã và có thể mắc phải

Dịch sai hoặc hiểu sai thuật ngữ pháp lý hậu quả có thể rất nghiêm trọng

Không giống như tài liệu thông thường, hợp đồng chứa rất nhiều thuật ngữ pháp lý mang tính ràng buộc cao. Nếu người dịch không hiểu rõ về luật doanh nghiệp, luật hợp đồng hoặc ngôn ngữ chuyên ngành, bản dịch rất dễ bị lệch nghĩa, gây hiểu nhầm trong thực thi. Ví dụ:

• Cụm từ “解除可能” (có thể chấm dứt) trong tiếng Nhật nếu dịch thành “có thể hủy” thì về pháp lý lại khác nhau: “chấm dứt hợp đồng” và “hủy hợp đồng” dẫn đến hệ quả pháp lý khác nhau hoàn toàn.
• “保証責任” (trách nhiệm bảo đảm) nếu dịch sai thành “cam kết chất lượng” có thể làm thay đổi bản chất trách nhiệm pháp lý về hậu mãi, bồi thường.

Chỉ cần một từ bị dịch lệch, doanh nghiệp có thể phải gánh trách nhiệm không đáng có, hoặc bị thiệt hại hàng trăm triệu đồng trong tranh chấp.

Bỏ sót điều khoản phụ mất quyền lợi tiềm ẩn

Nhiều hợp đồng tiếng Nhật có cấu trúc chặt chẽ nhưng điều khoản phụ thường nằm trong chú thích, phụ lục hoặc định dạng nhỏ.

Ví dụ, trong một hợp đồng mua bán máy móc: Mục “Phụ lục 1 – Thời hạn bảo hành và điều kiện vận hành” bị bỏ sót khi dịch, dẫn đến bên mua không được hưởng quyền bảo hành 12 tháng như trong bản gốc.

Việc dịch sót hoặc bỏ qua phụ lục, chú thích nhỏ có thể khiến doanh nghiệp bị mất quyền lợi mà họ đáng lẽ được hưởng, hoặc không phát hiện ràng buộc về thời gian, thanh toán, chế tài khi vi phạm.

Không phân biệt ngôn ngữ hành chính và ngôn ngữ kinh doanh gây hiểu nhầm nguy hiểm

Tiếng Nhật là một ngôn ngữ rất tinh tế với nhiều tầng nghĩa. Trong hợp đồng, có những từ tưởng như giống nhau nhưng khi áp dụng trong ngữ cảnh thương mại lại khác hoàn toàn.

Do đó, việc sử dụng sai ngôn ngữ không chỉ khiến hợp đồng mất tính chuẩn xác, mà còn khiến đối tác nghi ngờ mức độ chuyên nghiệp và hiểu biết pháp lý của phía doanh nghiệp Việt Nam.

Thiếu bố cục song ngữ chuẩn dễ xảy ra tranh chấp khi có mâu thuẫn

Rất nhiều hợp đồng được dịch xong nhưng không bố trí song ngữ chuẩn, dẫn đến khó tra cứu đối chiếu, gây tranh cãi khi có mâu thuẫn về nội dung. Một hợp đồng hợp pháp nên có:

• Hai cột tiếng Nhật – tiếng Việt đặt song song theo từng điều khoản.
• Ghi rõ ngôn ngữ nào được ưu tiên nếu có tranh chấp (thường là tiếng Nhật).
• Trình bày điều khoản theo số thứ tự giống hệt bản gốc.

Việc không làm đúng cấu trúc song ngữ khiến hợp đồng dễ bị từ chối khi nộp lên các cơ quan pháp lý, hoặc khi có tranh chấp với đối tác, phía doanh nghiệp Việt không có cơ sở pháp lý rõ ràng để đối chiếu và bảo vệ quyền lợi.

Giao bản hợp đồng cho người không có chuyên môn pháp lý

Đây là lỗi phổ biến nhất nhưng cũng nguy hiểm nhất. Nhiều doanh nghiệp giao hợp đồng cho người “biết tiếng Nhật” nhưng không có nền tảng pháp lý hoặc kinh nghiệm về văn bản hành chính. Hệ quả là:

• Dịch đúng ngôn từ nhưng sai hoàn toàn ngữ cảnh pháp lý.
• Thiếu điều khoản quan trọng.
• Không biết đánh giá tính hợp lệ, pháp lý của hợp đồng sau khi dịch.

Vậy dịch hợp đồng tiếng Nhật cần lưu ý gì?

✅ Lưu ý 1: Chọn đơn vị dịch thuật chuyên ngành pháp lý, có kinh nghiệm

• Biên dịch viên đạt trình độ tiếng Nhật N1 hoặc tương đương.
• Am hiểu luật doanh nghiệp, luật hợp đồng, luật thương mại quốc tế.
• Kinh nghiệm xử lý hợp đồng đầu tư, lao động, thương mại từ 3 năm trở lên.

✅ Lưu ý 2: Yêu cầu hiệu đính độc lập bởi chuyên viên pháp lý

Để hợp đồng không có sai sót cũng tránh phải sửa đi sửa lại nhiều lần thì bản dịch hợp đồng cần:

• So sánh với bản gốc tiếng Nhật.
• Kiểm tra kỹ thuật ngữ pháp lý.
• Chỉnh sửa lại để đảm bảo tính pháp lý và phù hợp trong văn cảnh sử dụng.

✅ Lưu ý 3: Đảm bảo trình bày song ngữ đối chiếu chuẩn

Dịch hợp đồng tiếng Nhật cần lưu ý gì để có thể đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn cho một bản hợp đồng cũng như đảm bảo trình bày đầy đủ dưới hình thức song ngữ:

• Đặt cột Nhật – Việt song song.
• Đánh số thứ tự điều khoản giống bản gốc.
• Chú thích rõ phần ngôn ngữ ưu tiên trong hợp đồng.

Giải pháp từ Vinasite giúp dịch hợp đồng tiếng Nhật chuyên sâu, đúng pháp lý, an toàn từng điều khoản

Với hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật pháp lý, Vinasite là đơn vị được nhiều doanh nghiệp FDI, công ty xuất nhập khẩu, startup Nhật – Việt tin tưởng lựa chọn với:

• Dịch giả tiếng Nhật N1+, có kinh nghiệm dịch hợp đồng từ thương mại đến đầu tư, kỹ thuật cao.
• Chuyên viên hiệu đính là người có nền tảng luật, từng làm tại công ty luật, văn phòng tư vấn Nhật Bản.
• Quy trình 3 lớp kiểm soát: Biên dịch → Hiệu đính → Duyệt pháp lý.
• Trình bày hợp đồng đúng định dạng song ngữ, có chú thích pháp lý rõ ràng.
• Bảo mật tuyệt đối: Mọi hợp đồng được mã hóa, xử lý nội bộ, không chia sẻ ra ngoài.

👉 Nếu bạn đang băn khoăn dịch hợp đồng tiếng Nhật cần lưu ý gì, hãy để Vinasite hỗ trợ bạn  giải quyết từng điều khoản một cách chắc chắn và an toàn pháp lý.

📞 Liên hệ ngay hôm nay qua website vinasite.com.vn hoặc hotline 0813.13.5566 để được tư vấn và báo giá trong 15 phút!